将接收的传真文档保存在机器中

通过将收到的文档保存在本机中，您可以：

在控制面板上确认文档的内容，仅打印需要纸质副本的文档。
多次打印同一文档。
使用Web Image Monitor将文档作为图像文件下载到计算机。
仅允许指定的用户访问保存的接收文件

还可以仅在一天中的指定时间段或小时数内自动保存接收的文档。

根据具体时间或周历日更改传真接收行为

无法通过文件服务器功能使用已接收并保存的文件。
有关下列各项的最大值，请参见每个设置项的最大值列表。
- 可在机器的硬盘中保存的接收文件数
- 内存中可保存的页数
收到的机密文件保存在个人邮箱中。

配置本机以保存接收的文档

在[传真功能]下的[接收设置]中指定[保存]。

按主页画面上的[设置]。

在设置画面上按[传真特性]。

按[接收设置][接收文件设置][接收文件时的动作]以显示“接收文件设置”画面。

在[存储]下选择[开]。

要发送电子邮件通知接收的传真已经保存在机器中，请按[存储通知设置]，然后在[存储通知]中选择[通知]。

按[通知地址]，然后指定目的地。

按[安全]，然后指定[加密]以应用加密，或是[签名]以将签名附加到接收通知电子邮件。

要在使用的存储器容量或接收的文档数量接近上限时发送通知，请在[电子邮件通知：存储将满]中按[电子邮件]。

会将电子邮件发送到管理员的电子邮件地址。

按[确定][确定]。

在指定设置后，请按[主页]（）。

如果已经将所接收的文件保存在了硬盘上，则无法更改到不同的设置。若要更改到不同的设置，可根据需要打印保存在硬盘上的文件，然后将其删除。
有关组中可编入的最大目的地数，请参见每个设置项的最大值列表。

按行或发送者在不同文件夹中存储接收到的文档。

创建接收文件存储文件夹，按行或发送者在不同文件夹中存储接收到的文件。

创建接收文件存储文件夹

按主页画面上的[设置]。

在设置画面上按[传真特性]。

按[接收设置][接收文件设置][创建/更改/删除接收文件存储文件夹]。

按[新建]。

输入文件夹编号、文件夹名称和文件夹密码。

对于文件夹密码，您可以输入4至8位单幅数字。

按[确定]。

在指定设置后，请按[主页]（）。

按接收线路指定存储文件夹

按主页画面上的[设置]。

在设置画面上按[传真特性]。

按[接收设置][接收文件设置][按线路设置存储接收文件]，显示切换操作画面，以选择接收线路。

在[按线路存储接收文件]中选择[存储]。

按[要保存的目标文件夹]选择用于存储文件的文件夹。

必要时，将[存储通知设置]设置为[通知]，然后指定发送通知的目的地电子邮件地址以及为电子邮件配置安全设置。

按[确定]。

注册作业日志的存储文件夹名称和编号。作业日志文件夹编号如下：
- 存储在常规接收文件夹时：10001
- 存储在用户创建的文件夹时：1001至1253
您还可以按照发送者（按目的地的接收储存设置）编入存储文件夹。
指定从不同发件人处收到传真时要执行的操作
如果针对特定的线路和发送者分别注册了文件夹，则接收到的文件将按线路存储。
如果已注册的特定线路或发送者的文件夹被删除，则该文件夹中的文件将存储在“常规接收文件夹”中。

配置在无法保存文档时本机的行为

当保存的文档数量达到上限或存储器中可用空间不足时，本机会打印并从存储器中删除最旧的文档以存储新接收的文档。您可以指定在这种情况下执行以下哪项操作：

打印接收文件删除报告，删除最旧的文档而不进行打印
在保存的文档数量减少或存储器剩余空间量增加之前，不接收新文档

如果将本机配置为在可以保存文档之前不接收新文档，则会禁用删除最早保存的文档的设置。

按主页画面上的[设置]。

在设置画面上按[传真特性]。

按[接收设置][接收文件设置][接收文件存储错误设置]显示接收文件存储错误设置画面。

在删除最早的接收文档后接收新文档

对于[当发生文件存储错误时]，选择[删除旧文件并接收新文件]
对于[当删除旧文件时]，选择[打印旧文件]或[不打印旧文件但打印报告]。

如果选择[不打印旧文件但打印报告]，当删除接收的文档时，机器会打印一个包含目的地和所删除文档之接收日期的报告。

不接收新文档

为[当发生文件存储错误时]选择[不接收]。

按[确定]。

在指定设置后，请按[主页]（）。

限制可以访问保存的接收文件的用户

指定可以管理所有保存的接收文件的用户。仅当您以管理用户身份登录时，才能通过Web Image Monitor查看或操作存储的接收文件。

重要信息

注册用户以管理保存在本机中的接收文档并指定用户代码和登录信息。
在通讯簿中注册用户并指定登录信息
负责管理存储在本机中的接收文件的用户必须获得使用传真和文档盒功能的权限。
验证用户以操作机器（用户验证）

按主页画面上的[设置]。

在设置画面上按[传真特性]。

按[接收设置][保存的接收文件用户设置]以显示“接收文件用户设置”画面。

在[保存的接收文件用户设置]下选择[开]，然后按 [指定用户]。

指定管理保存的接收文件的用户。

如果所选用户已从地址簿中删除，那么将无法检查保存的接收文件。

按[确定]。

指定[操作管理]，然后按[确定]。

仅网页：仅可从Web Image Monitor查看、打印和删除保存的接收文件。
网页和控制面板：可从Web Image Monitor和机器的控制面板查看、打印和删除保存的接收文件。

在指定设置后，请按[主页]（）。

在控制面板上确认/操作存储的接收文件

您可以在传真画面上的[传真接收][检查保存的接收文件]来查看保存在本机中的接收文档内容。

按主页画面上的[传真]。

按传真画面上的[传真接收]。

按[检查保存的接收文件]。

选择所需的文件夹。

按[搜索文件夹]，可以按文件夹名称搜索。
如果文件夹使用密码保护，请输入密码并按[确定]。

在保存的接收文件的确认画面上，确认或操作文档。

要确认文档
选择文档并按[预览]。
按以在文档名称列表和缩略图显示之间切换。
- 接收并保存的文件的尺寸超出A3大小时，虽然文件在预览时会显示为单张图像，但在打印时却会分割并打印在若干张纸上。
- 如果图像文件损坏，则不会在预览窗口中显示。
要打印文档
选择文档，然后按[打印文件]。
您可以指定是否执行双面打印以及在打印后删除文档。
- 有关一次可打印的最大文件数，请参见每个设置项的最大值列表。
要删除文档
选择文档并按[删除]。
- 无法删除他人正在使用Web Image Monitor打印的文档。
- 有关一次可删除的最大文件数，请参见每个设置项的最大值列表。
要搜索文件
选择[搜索文件]，然后输入要搜索的文本。
您可以搜索接收到的存储文件的发送者。
您可以搜索以输入字符开头的文件名，并在列表中显示文件名。
要编辑发送者信息
按[编辑发送者信息]，然后输入新的名称。
根据不同的标准对文件进行排序
按在按[接收日期] 或[发送者]对文件进行排序之间切换。
按或在按降序或升序显示文件之间切换。